إدارة أقساط المرضى في عيادة الأسنان: كيف تضمن التحصيل وتقلل الديون المعدومة؟
باختصار: تضمن العيادة تحصيل أقساطها حين تجعل الاتفاق مكتوباً من البداية: مقدم قبل بدء العلاج، وجدول بتاريخ وقيمة كل قسط، وإيصال لكل دفعة، ومراجعة أسبوعية ثابتة للمتأخر. وفي سينورا، خطط التقسيط ومحفظة المريض والإيصالات متاحة في كل الخطط ومنها المجانية، ويُعرض المتأخر بفلتر واحد، ويُحسب تلقائياً من تاريخ الاستحقاق.
تُملأ بالتقسيط مقاعد العيادة، لكنه يجعلها هي من تُقرض المريض. وحين لا يكون للأقساط نظام، يتحول جزء منها إلى ديون معدومة: قسط دُفع ولم يُسجَّل، وقسط تأخر شهرين ولم يطالب به أحد. المشكلة نادراً ما تكون في المريض؛ إنما في اتفاق غير مكتوب ومتابعة بلا يوم ثابت.
لماذا يصبح القسط دَيناً معدوماً؟
العيادة في التقسيط ليست بنكاً ولا شركة تمويل، فهي التي تتحمل خطر التأخير، وهي التي تدفع تكلفة المعمل والخامات مقدماً. وأغلب الديون التي تضيع لها أسباب متكررة:
- اتفاق شفهي، فيختلف الطرفان لاحقاً على المبلغ والموعد.
- عدم أخذ مقدم، فلا يكون لدى المريض التزام حقيقي منذ اليوم الأول.
- لا أحد مسؤول عن المتابعة، فيُترك القسط المتأخر حتى تتراكم عليه أقساط أخرى.
- دفعات تُستلم ولا تُسجَّل في مكان واحد، فلا يعرف الاستقبال من دفع ومن لم يدفع.
والتقسيط مناسب أكثر للعلاج الذي يمتد على عدة زيارات وتكلفته كبيرة على المريض دفعة واحدة. أما الكشف والعمل البسيط فالأسهل أن يُدفعا في الزيارة نفسها.
كيف تضمن التحصيل؟ ست خطوات
- اكتب سياسة واحدة للعيادة كلها: من يحق له التقسيط، وأقل مقدم، وأقصى عدد أقساط، وما الذي يحدث إذا تأخر قسط. السياسة المكتوبة تمنع أن يتفق كل موظف بطريقته.
- خذ مقدماً قبل بدء العلاج: المقدم يؤكد التزام المريض، ويغطي جزءاً مما تدفعه العيادة مبكراً من تكاليف المعمل والخامات.
- سلّم المريض جدولاً مكتوباً: الإجمالي، وسعر الكاش، والمقدم، وعدد الأقساط، وقيمة كل قسط وتاريخه، وما يترتب على الإخلال بالاتفاق. نسخة للمريض ونسخة في ملفه.
- اربط الجدول بمراحل العلاج، حتى لا ينتهي العلاج وعلى المريض مبلغ كبير.
- أعطِ إيصالاً لكل دفعة: الإيصال يحمي الطرفين ويغلق أي خلاف حول «هل دفعت أم لا».
- راجع المتأخر في يوم ثابت كل أسبوع: يستخرج الاستقبال قائمة الأقساط المتأخرة ويتصل بكل مريض بلطف. كلما كان الاتصال أقرب إلى تاريخ الاستحقاق، كان التحصيل أسهل.
كيف يبدو الجدول؟
مثال بأرقام افتراضية: علاج إجماليه 12,000 جنيه، دفع المريض منه 3,000 جنيه مقدماً، والباقي 9,000 جنيه على 6 أقساط شهرية. هذا هو الجدول كما يظهر يوم 15 نوفمبر:
| القسط | الاستحقاق | المبلغ | الحالة |
|---|---|---|---|
| 1 | 1 أكتوبر | 1,500 جنيه | مدفوع |
| 2 | 1 نوفمبر | 1,500 جنيه | متأخر |
| 3 | 1 ديسمبر | 1,500 جنيه | لم يحن بعد |
| 4 | 1 يناير | 1,500 جنيه | لم يحن بعد |
| 5 | 1 فبراير | 1,500 جنيه | لم يحن بعد |
| 6 | 1 مارس | 1,500 جنيه | لم يحن بعد |
القسط الثاني هو الذي يحتاج إلى اتصال اليوم، لا في آخر الشهر حين يتراكم عليه قسط آخر.
ماذا يقول القانون عن البيع بالتقسيط؟
يعرّف قانون حماية المستهلك رقم 181 لسنة 2018 «المورّد» بأنه كل شخص يمارس نشاطاً تجارياً أو صناعياً أو مهنياً أو حرفياً ويقدّم خدمة للمستهلك. والمادة 30 تلزم المورّد في البيع بالتقسيط بأن يسلّم المستهلك فاتورة أو ورقة مكتوبة فيها:
- السعر الإجمالي، وسعر الكاش.
- العائد السنوي، ومجموع العائد المستحق عن فترة التقسيط.
- المبلغ الذي يدفعه المستهلك مقدماً، إن وُجد.
- الجهة التي تقسّط، ومدة التقسيط، وعدد الأقساط، وقيمة كل قسط.
- حقوق والتزامات الطرفين عند إخلال أحدهما بالاتفاق.
والمادة 31 تعطي المستهلك الحق في سداد كل الأقساط قبل موعدها في أي وقت، ويُخصم من المبلغ العائد المستحق عن المدة الباقية، ما لم يتفقا على غير ذلك.
هذا ملخص للنص وليس استشارة قانونية. وإن كنت ستضيف مبلغاً على سعر الكاش، أو كانت لديك حالة غير واضحة، فاسأل محامياً.
وبعيداً عن القانون: يجب أن يبقى الحديث عن القسط المتأخر بين الاستقبال والمريض فقط، لا في صالة الانتظار ولا في مجموعة واتساب.
كيف تساعدك سينورا في التحصيل؟
في سينورا، التقسيط جزء من الفواتير، وهو متاح في كل الخطط ومنها الخطة المجانية.
- خطط التقسيط: من «الخطط والعمولات» ← «خطط التقسيط» ← «خطة جديدة»، تختار المريض والإجمالي والدفعة المقدمة وعدد الأقساط (من 1 إلى 60) والتكرار (أسبوعياً أو كل أسبوعين أو شهرياً) وتاريخ أول استحقاق. تقسم سينورا الباقي بالتساوي، وأي كسور تذهب إلى القسط الأخير، ويبقى القسط الشهري في اليوم نفسه من كل شهر.
- حالة كل قسط: معلّق، أو مستحق، أو مدفوع جزئياً، أو مدفوع، أو متأخر. ويُحسب المتأخر تلقائياً من تاريخ الاستحقاق، لا بإدخال يدوي.
- فلتر «المتأخرة فقط»: يعرض كل خطة فيها قسط واحد على الأقل متأخر وغير مدفوع بالكامل، مع المدفوع والمتبقي. وهذا ما يحتاجه الاستقبال في مراجعة الأسبوع.
- محفظة المريض والدفع المقسّم: تستلم المقدم أو أي دفعة مقدمة في محفظة المريض، وتُسحب منها على الفواتير زيارةً بعد زيارة. ويمكن سداد الفاتورة الواحدة نقداً وبالبطاقة وبالتحويل وبالشيك ومن المحفظة، بأي تركيبة. ولكل دفعة إيصال يُطبع.
- تقرير «أعمار المديونيات»: الفواتير التي ما زال عليها رصيد، مقسّمة حسب عمرها، فترى أين تتراكم المبالغ. عرض التقارير متاح في كل الخطط، وتصديرها في الأساسية والاحترافية.
ما الذي لا تفعله سينورا بعد؟
- لا يوجد تذكير تلقائي بموعد القسط: تكون المتابعة من فلتر المتأخر، ثم اتصال أو رسالة من الاستقبال.
- تسجيل القسط منفصل عن تحصيل المال: الدفعة التي تسجّلها على القسط في الخطة تحدّث الجدول فقط. أما المال نفسه فيُحصَّل على الفاتورة أو في المحفظة كأي دفعة.
- لا يوجد حساب للعائد على التقسيط: تقسم الخطة الإجمالي الذي تكتبه. فإن كانت العيادة تضيف مبلغاً على سعر الكاش، فأدخل الإجمالي بعد الزيادة بنفسك.
- تقرير أعمار المديونيات مبني على الفواتير، لا على جدول الأقساط.
أسئلة سريعة
كم يكون المقدم؟
لا يوجد رقم واحد يناسب كل العيادات. المهم أن يكون الرقم مكتوباً في السياسة وثابتاً لكل المرضى، وأن يغطي على الأقل المصاريف التي ستدفعها العيادة في بداية العلاج.
ماذا أفعل إذا تأخر المريض في قسط؟
كلّمه في الأسبوع نفسه، بلطف وبخصوصية، وذكّره بالتاريخ والمبلغ من الجدول الذي معه. وإن تغيّرت ظروفه، فاتفقا على جدول جديد واكتباه.
هل يستطيع المريض دفع الباقي مبكراً؟
نعم. المادة 31 من قانون حماية المستهلك تعطيه الحق في سداد الأقساط قبل موعدها في أي وقت.
هل التقسيط متاح في الخطة المجانية في سينورا؟
نعم. خطط التقسيط والمحفظة والدفع المقسّم والإيصالات جزء من الفواتير، والفواتير في كل الخطط.
